Tedarikçi Sınıflandırması
Tedarikçiler;
Hizmet
Ürün (Matbu Evrak, Sarf Malzemesi/Demirbaş vb.)
alınan tedarikçiler olarak sınıflandırılmıştır.
Bir sene içinde bir siparişte 1.000 TL üzerinde alım yapılan ve süreklilik arz eden tedarikçiler aynı zamanda “Onaylı Tedarikçi” olarak kabul edilmektedir.
Tedarik yapılan firmanın sisteme tanımlanması satınalma birimi tarafından gerçekleştirilir. Tedarikçi firma-şahıs listesinin güncel tutulmasının sorumluluğu da satınalma birimine aittir.
Tedarikçi Seçim Kriterleri
Tedarikçi firmalar veya şahıslar aşağıdaki kriterlere göre seçilir:
Talepte bulunan birimin talebini karşılayabilecek teknik kapasiteye sahip olması,
Piyasada tanınması, iyi referansa sahip olması,
Fiyat unsuru ve performans / fiyat oranı,
Ürün ve/veya hizmet kalitesi,
Finansal durumu,
Taahhütlere uyumu (zamanında teslim vb.),
Kalite belgeleri ve sertifikaları,
Ticaret Odası'na kayıtlı olması,
Çalışma tarzı ve kültürü, iletişimi,
Özgün teknik bilgi ve yetenekleri,
Taşeron firma kullanmaması vb.
Tedarikçi Performans Değerlendirme
Sistemde tanımlı tedarikçilerden ürün veya hizmet alan birimlerin ilgili tedarikçi performansını dönemsel olarak değerlendirmelerine ilişkin sürecin takibi Tedarik ve İdari Hizmetler Müdürlüğü’nün sorumluluğundadır. Performans değerlendirmesi ve takibi sistemden çalışılan firma ile sözleşme yapılıp yapılmamasına bağlı olarak iki farklı şekilde yapılır.
Sözleşme Yapılmayan Tedarikçilerin Performans Takibi
Sözleşme kapsamında olmaksızın, fatura karşılığı mal/ürün alınan tedarikçi performansları aşağıdaki puanlama sistematiğine uygun olarak satınalma programı üzerinden otomatik olarak değerlendirilir.
Puanlama:
Kalite Puanı:
Mal kabul – 50
Nefaseti kabul - 30
Red – 0
Temin Puanı: Her bir günlük gecikme için 50 puan üzerinden 5’er puan düşer,
Tedarikçi firmadan yapılan ilk alım için değerlendirme sonucu 50 puan altında ise yazılı uyarı verilir, tedarikçi listede kalmaya devam eder. Ancak 2. alım söz konusu olup da yine bu değerlendirmeden de 50 puan altında alınır ise tedarikçi listeden çıkartılır ve bir daha iş verilmez.
Sözleşme Yapılan Tedarikçi Firmaların Performans Takibi
Tedarikçi tarafından sağlanan ürün ve hizmetlerin istenen kalitede olup olmadığının, nitelik ve nicelik açısından düzenli olarak iş birimi tarafından takip edilmesi ve denetlenmesi esastır. Sözleşme süresince tespit edilen herhangi bir problemde Tedarik ve İdari Hizmetle Müdürlüğü bilgilendirilerek sözleşme maddeleri kapsamında cezai işlem başlatılır.
Tedarikçi performans değerlendirmesi sistem üzerinden yapılmaktadır. Sözleşmenin bitimine 60 gün kala ilgili birime değerlendirme yapılmasına yönelik otomatik olarak bilgilendirme maili gider. Bu değerlendirme, anlaşma süresi içerisinde hedeflenen amaçlara ne kadar ulaşıldığına dair bilgileri içermektedir.
Tedarikçi performans değerlendirmesi aşağıdaki kriterler ve puanlama sistematiğine göre yapılır;
Teknik kapasite kullanımı,
Sorumlulukların yerine getirilmesi,
Güvenirlilik ve sağlamlık,
Ürün/Hizmet memnuniyeti.
Puanlama her kriter için 1 ila 100 puan arasında yapılır. Değerlendirme yapılan her kriter için açıklama yapılmalıdır.
Değerlendirme sonucu tedarikçi performans değerlendirme puanı ortalama 50 puanın altında olan firmalarla çalışılması tercih edilmemektedir. Ancak tedarikçi firmanın alternatifi olmaması veya iş biriminin çalışma sebebini açıklayan yazılı talebi olması durumunda ortalama puanın 50’ın altında olan firmalarla da çalışılabilmektedir.
Yapılan takip ve kontroller sonucunda sözleşmede yer alan yükümlülüklerin bozulmadığı ancak kabul edilebilir bir aralıkta verimliliğin azaldığı durumlarda ilgili birimin uyarısı ile Tedarik ve İdari Hizmetler Müdürlüğü tarafından tedarikçi firma ile karşılıklı mutabakat sağlanarak iyileştirmenin yapılması sağlanır.
Tedarikçi performans değerlendirme sonucunda sözleşme başlangıcından itibaren belirlenen amaçların ne ölçüde gerçekleştiği ortaya konulur. Performans değerlendirme sonuçları sözleşme yenileme kararının verilmesinde etkendir.