I. Amaç
Ortaklarımızın, yatırımcılarımızın, çalışanlarımızın, acente ve reasürör gibi çeşitli iş ortaklarımızın, kamu kurumlarının dolayısıyla tüm paydaşlarımızın tam, eşit, adil, doğru, zamanında ve anlaşılabilir bir şekilde bilgiye ulaşmaları ilke olarak benimsenmiştir. Bu amaçla, Kurumsal Yönetim İlkeleri’ne uyumlu olarak Sermaye Piyasası Kurulu’nun (SPK/Kurul) Sermaye Piyasası Kanunu’nun ikinci bölümü ile Seri II-15.1 sayılı “Özel Durumlar Tebliği”nin 17’nci maddesi çerçevesince Şirket hakkında bilgilerin yazılı ve sözlü sunum yöntem ve araçlarını belirlemek üzere Bilgilendirme Politikası oluşturulur.
II. Sorumluluk
Bilgilendirme Politikası, Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girer, Genel Kurul onayına sunulur ve kamuya açıklanır. Politika metninde değişiklik yapma yetkisi Yönetim Kurulu’nda olup yapılacak değişiklikler, Genel Kurul’un onayına sunulur ve kamuya açıklanır.
Yönetim Kurulu, Denetim Komitesi, Kurumsal Yönetim Komitesi, bağımsız denetim raporlamasından sorumlu yöneticiler ile koordinasyon içinde bu sorumluluğu yürütür.
Denetim Komitesi, kamuya açıklanacak yıllık ve ara dönem finansal tabloların Şirket’in izlediği muhasebe ilkeleri ile gerçeğe uygunluğuna ve doğruluğuna ilişkin değerlendirmelerini, Şirket’in bağımsız denetim raporlamasından sorumlu yöneticilerinin ve bağımsız denetim şirketi denetçilerinin görüşlerini alarak kendi değerlendirmeleriyle birlikte Yönetim Kurulu’na yazılı olarak bildirir.
Kurumsal Yönetim Komitesi, Şirket’in şeffaflık, kamuyu ve yatırımcıları bilgilendirme yönünde yapılan faaliyetleri, Kurumsal Yönetim İlkeleri’ne uyumun sağlanması ve daha birçok çalışmaları takip etmektedir. Kurumsal Yönetim Komitesi, kamuya açıklanacak Şirket yıllık faaliyet raporunu, Kurumsal Yönetim Uyum Raporu’nu ve Şirket internet sitesini gözden geçirerek, burada yer alan bilgilerin doğru ve tutarlı olup olmadığını kontrol eder. Kamuya yapılacak açıklamaların ve analist sunumlarının Sermaye Piyasası Mevzuatı çerçevesinde, Şirket’in “Bilgilendirme Politikası”na uygun olarak yapılmasını sağlayıcı öneriler geliştirir. Bilgilendirme politikasının yeterliliğini inceler, güncelliğini sağlar ve gerekli değişikliklerin yapılmasını sağlar.
Finansal Yönetim Genel Müdür Yardımcılığı ve Yatırımcı İlişkileri Direktörlüğü Bilgilendirme Politikası’nı uygulamakla yükümlüdür. Kamunun aydınlatılmasına ilişkin tüm hususlar Finansal Yönetim Genel Müdür Yardımcılığı ve Kurumsal İletişim ve Marka Yönetimi Direktörlüğü ile koordinasyon içinde Yatırımcı İlişkileri Direktörlüğü sorumluluğunda yapılmaktadır.
III. Bilgilendirme Araçları ve Yöntemleri
Yatırımcıların zamanında, tam ve doğru bilgilendirilerek sermaye piyasasının güvenilir, şeffaf, etkin, istikrarlı, adil ve rekabetçi bir ortamda işleyişini sağlamak amacıyla sermaye piyasası araçlarının değerini, fiyatını veya yatırımcıların yatırım kararlarını etkileyebilecek nitelikteki bilgi, olay ve gelişmelerin kamuya açıklanmasında çeşitli bilgilendirme araçları kullanılır.
Bilgilendirme araçları arasında özel durum açıklamaları, hak kullanım bildirimleri, Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) E-Şirket Platformu, Elektronik Genel Kurul Sistemi, finansal raporlar, Şirket internet sitesi, yatırımcı sunum, toplantı ve telekonferansları, basın açıklamaları, bültenleri ve toplantıları, Ticaret Sicil Gazetesi ilanları ve yatırımcı ilişkileri birim iletişimi gibi bilgilendirme araçları ile sosyal medya duyuruları yer alır. Aşağıda detaylı olarak bilgilendirme araç ve yöntemleri açıklanmıştır.
a. Özel Durum Açıklamaları
Kurumsal Yönetim İlkeleri’nin önemli bir niteliği olarak halka açık ortaklıkların pay sahipleri haklarının korunması yönünde Şirket’in en önemli yükümlülüklerinden biri pay sahiplerini bilgilendirme hakkının korunmasıdır. Şirket paylarının piyasa değerinde değişiklik yapabilecek veya yatırımcıların yatırım kararı almalarında etkisi olabilecek önemli olay ve gelişmeler oluştuğunda veya bilgi edinildiğinde yatırımcılar başta olmak üzere kamunun; zamanında, yeterli ve sürekli aydınlatılması ilkeleri çerçevesinde, BİST ve Kurul’a söz konusu özel durum hakkında, en kısa sürede açıklama yapılması esastır.
Şirket, borsada işlem gören sermaye piyasası araçlarının değerini ve yatırımcıların yatırım kararlarını etkiyebilecek veya haklarını kullanmalarına yönelik önemli olay ve gelişmelerde kamuya açıklamalarını Özel Durumlar Tebliği (II-15.1)’ne göre yerine getirmektedir.
Özel durum açıklamaları, Yatırımcı İlişkileri Direktörlüğü tarafından hazırlanır ve elektronik ortamda imzalanıp Kamuyu Aydınlatma Platformu’na (KAP) iletilerek kamuya açıklanır. Şirket, özel durum açıklamalarını en geç kamuya açıklama yapıldıktan sonraki iş günü içinde Şirket internet sitesinde (www.türkiyesigorta.com.tr) ilan eder ve söz konusu açıklamalar 5 yıl süreyle internet sitesinde bulundurulur.
b. Hak Kullanım Bildirimleri
Temettü dağıtımı, kupon ödeme, itfa, sermaye artırımı, sermaye azaltımı, ortaklıktan çıkarma işlemleri, birleşme ve bölünme, Genel Kurul gibi pek çok işlem MKK tarafından geliştirilmiş uygulamalar üzerinden elektronik olarak gerçekleştirilmektedir. KAP internet sitesinde sürece ilişkin gönderilen son bildirim açıldığında sürecin gelinen aşamasına kadar KAP’a iletilmiş bilgilerin tümü görüntülenebilir. Ayrıca Şirket internet sitesinde de yer alır.
c. Merkezi Kayıt Kuruluşu E-Şirket Platformu
Şirket internet sitesinin Yasal Bilgiler bölümü içinde Bilgi Toplumu Hizmetleri başlığı ile MKK’nın şirketler bilgi portalındaki (e-Şirket) Şirket ile ilgili bilgilere ulaşılmakta, tüm paydaşların bilgilendirilmesi sağlanmaktadır. İlgili portaldaki bilgiler Yatırımcı İlişkileri Birimi tarafından güncel tutulmaktadır.
d. Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS)
Genel Kurul Toplantıları, Şirket’in Genel Müdürlük binasında ve bütün pay sahiplerinin katılmasına imkân verecek bir mekânda, eş zamanlı olarak elektronik ortamda Elektronik Genel Kurul Sistemi (E-GKS) üzerinden yapılmaktadır. Genel Kurul ilanı, gündem maddeleri ve bilgi notları E-GKS’ye yüklenir.
Fiziki ortam ile elektronik ortamda toplantı eş zamanlı olarak başlar, gündem maddeleri eş zamanlı okunur ve oya sunulur. Genel Kurul toplantısı sonrasında toplantı tutanağı ve hazır bulunanlar listesi E-GKS üzerinden de bildirilir.
e. Şirket İnternet Sitesi ve Yatırımcı İlişkileri Bölümü
Şirket’in www.türkiyesigorta.com.tr adresinde bulunan internet sitesi SPK “Kurumsal Yönetim İlkeleri”nde belirtilen hususlara göre pay sahipleri, yatırımcılar, aracı kuruluşların araştırma uzmanları ve diğer menfaat sahiplerinin yararlanabileceği bir iletişim kanalı olarak tam Türkçe ve kısmi İngilizce olarak düzenlenmiştir. İnternet sitesi bilgilendirme ve kamunun aydınlatılması konusunda aktif olarak kullanılmaktadır. İnternet sitesinin sürekli olarak güncel tutulmasına özen gösterilir.
Kurumsal internet sitesinde “Hakkımızda”, “Yatırımcı İlişkileri”, “İnsan Kaynakları”, “Sürdürülebilirlik”, “Bilgilendirme” ve “Yardım Merkezi” bölümleri ile sigortacılık ürünlerinin tanıtıldığı “Ürünlerimiz, “Katılım Sigortacılığı” ve “Online İşlemler” sigortacılık alanları ve online işlemler bölümleri yer alır.
Hakkımızda bölümünde Şirket hakkında genel bilgiler, Şirket vizyon, misyon ve değerleri, Yönetim Kurulu ve Üst Yönetim özgeçmişleri, reklam filmleri, radyo spotları ve kampanya duyuruları yer alırken İnsan Kaynakları bölümünde çalışan profili, insan kaynakları uygulamaları ve kariyer fırsatları, İletişim bölümünde müşteri iletişim bilgileri, Genel Müdürlük, Bölge Satış Müdürlükleri, acente iletişim bilgileri ve anlaşmalı kurum başvuru formları yer almaktadır.
Yatırımcı İlişkileri bölümünde ortaklık yapısı, ticaret sicil bilgileri, iştirak bilgileri, Esas Sözleşme ve Esas Sözleşme değişikliklerin yayınlandığı ticaret sicil gazetelerinin tarih ve sayısı, Kurumsal Yönetim Uyum Raporu, Yönetim Kurulu Komite ve üyeleri hakkında bilgi ile çeşitli politikalar yer alır. Ayrıca son beş yıla ait özel durum açıklamaları, faaliyet raporları, mali tablolar ve dipnotlar, bağımsız denetim raporları, Genel Kurul bilgileri (gündem, toplantı duyurusu, vekaletname örneği, hazır bulunanlar listesi, toplantı tutanağı ve bilgilendirme notu) yer almaktadır.
Yatırımcıların her türlü soru ve görüşlerini yatırımcı iletişimi sağlayabilmek için [email protected] olan e-posta adresi yatırımcı ilişkileri iletişim başlığında bildirilmiştir.
Ayrıca yabancı yatırımcının Şirket bilgilerine ulaşabilmesi için İngilizce olarak da hazırlanmış sitede genel olarak şirket ortaklık yapısı, Yönetim Kurulu ve Üst Yönetim bilgileri ile son beş yıla ait finansal tablo ve faaliyet raporları, Kurumsal Yönetim Uyum Raporu, sigorta sektörü hakkında bilgiler ve sürdürülebilirlik faaliyetlerine ait bilgiler yer almaktadır.
f. Finansal Raporlar ( Finansal Tablolar, Dipnotlar, Yönetim Kurulu Faaliyet Raporları ve Sorumluluk Beyanlarından Oluşan Raporları)
Üçer aylık periyodik dönemlerde T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı ve Sermaye Piyasası Kurulu tarafından yayınlanan mevzuata uygun olarak hazırlanan finansal raporlar Denetim Komite üyeleri ile Genel Müdür veya Şirket’in finansal raporlamadan sorumlu yöneticileri tarafından sorumluluk beyanı ve uygunluk görüşüyle Yönetim Kurulu’nun onayından geçirilir. Finansal raporların Yönetim Kurulu onayını takiben KAP duyurusu yapılır. Son beş yıllık finansal raporlar Şirket internet sitesinde yayınlanır. Yarıyıl ve yılsonlarında gerçekleştirilen bağımsız denetim raporları da KAP’ta ve Şirket internet sitesinde yayınlanır.
Türkiye Sigorta Birliği, Sigorta Bilgi Merkezi ve diğer resmi kurumlar ile reasürans şirketleri, Şirket ortakları tarafından talep edilen bilgiler ilgili birimler tarafından hazırlanarak ilgili kurumlara iletilir.
Yıllık Faaliyet Raporu, Türk Ticaret Kanunu ve Sigortacılık ve SPK mevzuatına uygun olarak, hazırlanarak Genel Kurul toplantısından en az üç hafta önce olacak şekilde Yönetim Kurulu onayından sonra pay sahiplerinin incelemesine sunulmakta, KAP’ta ve internet sitesinde yayınlanmaktadır. Aynı zamanda yıllık Faaliyet Raporu Genel Kurul sonrasında T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı’na matbu olarak da iletilir.
g. Yatırımcı İlişkileri Birimi İletişimi; Telefon, Posta, E-posta İle Gelen Sorular İle Yatırımcı Bilgilendirme Toplantı, Telekonferans Ve Sunumlar
Potansiyel pay sahipleri ve yatırımcıların bilgi edinme haklarının sağlanması, sorularının cevaplanması Yatırımcı İlişkileri Birimi’nin görevleri arasındadır.
Özellikle görevlendirilmelerin dışında, Türkiye Sigorta çalışanları gelen soruları cevaplandıramazlar. Gelen talepler Yatırımcı İlişkileri Birimi’ne iletilir. Bireysel yatırımcı veya aracı kurumdan telefon ve e-posta ile gelen günlük sorular, yazılı ve sözlü bilgi talepleri, Yatırımcı İlişkileri Birimi’nin talebin ticari sır niteliğinde olup olmadığı, yatırım kararlarını ve sermaye piyasası araçlarının değerini etkileyebilecek türden olup olmadığı değerlendirmesinden sonra cevaplanır. Paydaşlardan elektronik posta, mektup veya telefon üzerinden gelen her türlü soru; en kısa sürede Şirket içinde sorunun konusuna göre, sorumlu kişilerin yanıtlaması için gerekli koordinasyon sağlanarak cevaplandırılmaktadır.
Yatırımcılardan, yatırım analisti ya da araştırma birimlerinden ve pay sahiplerinden gelen toplantı taleplerine mümkün olan en uygun zamanda ve en uygun düzeyde yetkili ile görüşme olanağı sağlanır. Yatırımcı sunumları ayrıca Şirket’in internet sitesinde yer alır.
h. Basın Açıklamaları, Bülten ve Toplantıları
Şirket hakkında gelişmeler, faaliyet sonuçları, hedef ve performansı ile sektördeki gelişmeler hakkında kamuya bilgi vermek için KAP Özel Durum Açıklamaları ile birlikte basın bültenleri ya da basın toplantıları yapılabilmektedir. Yazılı, görsel ve dijital medyaya yapılan basın bültenleri, basın açıklamaları ve basın toplantıları Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Müdür ve söz konusu kişilerin uygun göreceği diğer yetkililerin sorumluluğundadır.
Basın ile yapılan faaliyetler ile sosyal medya duyuruları Kurumsal İletişim ve Marka Yönetimi Direktörlüğü tarafından yürütülür. Açıklanan basın bültenlerinin bir kopyası internet sitesinde güncel olarak bulundurulur.
Şirket hakkında basın-yayın organlarınca çıkan haberler, medya takip ajansı aracılığıyla takip edilmektedir. Şirket ile ilgili gerçeğe dayalı olmayan bir habere rastlanılma durumunda, Kurumsal İletişim ve Marka Yönetimi Direktörlüğü ve Yatırımcı İlişkileri Direktörlüğü tarafından durum değerlendirilir. Borsa ya da Kurul’un açıklama isteğini takiben veya açıklama isteği beklenmeksizin uygun olarak ilgili bildirimler KAP üzerinden yapılır.
i. Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi İlanları
Genel Kurul toplantı ilanı ve toplantı gündemi, toplantı sonuçları, Şirket sermaye artırım kararı ve her türlü esas sözleşme değişikliklerinin Ticaret Sicili Tescil ve Gazete ilanı, Türk Ticaret Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak Sermaye Piyasası Kurulu, T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı ile T.C. Ticaret Bakanlığı’nın izniyle yapılır.
j. Yapılan Diğer Bildirimler
Yukarıda belirtilenler dışındaki bildirimler ise Şirket imza sirkülerince belirlenen yetkiler dâhilinde imzalanarak kamuya açıklanmaktadır.
IV. İdari Sorumluluğu Bulunan Kişilerin Belirlenmesi
İdari sorumluluğu bulunan kişiler; Yönetim Kurulu Üyeleri ile Yönetim Kurulu Üyesi olmadığı halde, Şirket’in içsel bilgilerine doğrudan ya da dolaylı olarak düzenli bir şekilde erişen ve Şirket’in gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen idari kararları verme yetkisi olan kişilerdir. İdari sorumluluğu bulunan kişilerin, Sermaye Piyasası hükümleri çerçevesinde aynı zamanda içsel bilgilere erişimi olan kişiler oldukları kabul edilir. Şirket’te idari sorumluluğu olan kişiler Yönetim Kurulu Üyeleri, Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcıları ile İç Sistemler Başkanı’dır.
İdari sorumluluğu bulunan kişiler ve bunlarla yakından ilişkili kişiler ile ihraççının gerçek ya da tüzel kişi ana ortağı tarafından sermayeyi temsil eden paylar ve bu paylara dayalı diğer sermaye piyasası araçlarına ilişkin olarak gerçekleştirilen tüm işlemler, işlemi yapan tarafından sermaye piyasası hükümlerine göre kamuya açıklanır.
V. İÇSEL BİLGİNİN GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI
İçsel bilgiye erişimleri olan listesinde yer alan kişiler henüz kamuya açıklanmamış içsel bilgiyi gizli tutma, kendileri ve üçüncü şahıslara menfaat sağlamak amacıyla kullanmama veya yetkisiz olarak üçüncü şahıslara açıklamama yükümlülükleri konusunda sözlü veya yazılı bilgilendirilir.
Kamuya açıklanacak bilgiler, açıklama öncesinde belirli yatırımcılara veya ilgili taraflara duyurulmaz. Hizmetleri nedeniyle Şirket ile ilgili gizli bilgilere erişebilecek olan kurumlar bu kuralın istisnasını oluşturur. Bu durumda, bilgiye ulaşanlar, söz konusu bilgiyi ticari sır prensibi ve etik kurallar çerçevesinde gizli tutarlar ve yapılan sözleşmelerde gerektiğinde gizlilik maddesine yer verilir.
Şirket çalışanları henüz kamuya açıklanmamış, özel durum niteliğinde değerlendirilebilecek bilgileri üçüncü kişilerle paylaşamazlar. İstenmeden içsel bilginin üçüncü kişilere açıklanmış olduğu belirlenirse, Kurul düzenlemeleri kapsamında, bilginin gizliliğinin sağlanamayacağı sonucuna ulaşılırsa derhal özel durum açıklaması yapılır.
Şirket, meşru çıkarlarının zarar görmemesi, yatırımcıların yanıltılmasına yol açılmaması için Sermaye Piyasası Kurulu’nun Seri II-15.1 “Özel Durumlar Tebliği” in 6’ncı maddesi çerçevesinde içsel bilgilerin kamuya açıklanması Yönetim Kurulu izni ile ertelenebilir. Erteleme kararı anında erteleme konusu bilgiye sahip olan kişiler İçsel Bilgilere Erişimi Olan Kişiler Listesi’ne alınır. İçsel bilgilerin kamuya açıklanmasının ertelenme sebepleri ortadan kalkar kalkmaz, mevzuata uygun olarak erteleme kararı kamuya açıklanır.
VI. SESSİZ DÖNEM
Şirket, üçer aylık faaliyet dönemi bitimini izleyen gün ile faaliyet raporlarının kamuya açıklandığı zamana kadar geçen dönem içinde faaliyet sonuçları ile ilgili açıklama yapmaz. Bu sessiz dönem boyunca kamuya açıklanmış bilgiler hariç finansal sonuçlar görüşülmez. Bu sessiz dönem içinde, içsel bilgi veya sürekli bilgilere sahip olan kişilerin veya söz konusu kişilerin eşleri, çocukları ya da aynı evde yaşadıkları kişilerin Şirket’in sermaye piyasası araçlarında işlem yapmaları yasaktır.
Bunun yanı sıra, Şirket hakkında kamuya açıklama yapmaya yetkili kişilerin, içsel bilgilerin gizliliğine uyarak, ilgili sessiz dönemlerde basın açıklaması yapması, konferans, panel gibi etkinliklerde konuşmacı olmalarına engel değildir.
VII. HABER VE SÖYLENTİLERİN TAKİBİ
Şirket hakkında basın yayın organlarında çıkan haber ve söylentilerin spekülasyon konusu olması sebebiyle herhangi bir görüş bildirmeyebilir. Bilgilerin sermaye araçları üzerinde etki yapıp yapmayacağının değerlendirmesini yapılır. SPK ve/veya BİST’den doğrulama talebi geldiğinde veya kamuya açıklama gereksinimi doğuran bir unsur içermesi halinde özel durum açıklaması yapılır. Yapılan açıklamaya Şirket internet sitesinde de yer alır.
VIII. GELECEĞE YÖNELİK DEĞERLENDİRMELERİN AÇIKLANMASI
Geleceğe yönelik değerlendirmeler, Yönetim Kurulu kararına bağlı olarak özel durum açıklaması yapılabilir. Açıklanan geleceğe yönelik bilgilerin, dayanağı olmayan abartılı öngörüler içermemesi, yanıltıcı olmaması gerekir. Geleceğe yönelik değerlendirmelerle ilgili değişiklikler olması ya da değerlendirmelerin gerçekleşmeyeceğinin anlaşılması halinde zaman geçirilmeksizin aynı şekilde açıklama yapılır.